Folge 48: Die 80/20-Regel: Weniger Aufwand, mehr Erfolg!

Herzlich willkommen allseits. Ich begrüße Sie zu unserer neuen Folge von Startrampe Erfolg – Wo ist mein Zünder? Heute sprechen wir über das Pareto-Prinzip.

Wie immer beginnen wir mit einer Geschichte:

Kennen Sie den Unterschied zwischen einem deutschen und einem amerikanischen (bzw. asiatischen) Erfinder? Der deutsche Erfinder experimentiert an 10 Prototypen herum, bis er nach fünf Jahren ein ausgereiftes, „perfektes“ Produkt entwickelt hat. Anders die Konkurrenz aus den USA oder Asien: Sie entwickelt einen ersten Prototyp, startet dann sofort eine Werbekampagne, die vollmundig ihre geniale Erfindung anpreist. Während der Kampagne entwickelt sie einen zweiten Prototyp, der alles andere als perfekt ist. Diesen verkauft sie diesen bereits nach sechs Monaten nach Forschungsbeginn an interessierte Kunden. Dann verbessert sie ihre Prototypen immer weiter. Wenn der deutsche Erfinder nach fünf Jahren dann ein perfektes Produkt entwickelt hat, muss er zu seinem Bedauern feststellen, dass er auf dem Markt keine Chancen mehr hat, weil die Konkurrenz bereits den Markt dominiert und ihre Kunden fest an sich gebunden hat. Das eigentlich bessere deutsche Produkt kommt nicht mehr auf den Markt. 

Was bedeutet das nun für unsere Startrampe Erfolg?

Vilfredo Pareto war ein italienischer Soziologe, der im Jahr 1906 die Verteilung des Besitzes in Italien untersuchte. Bei dieser Untersuchung fand er heraus, dass etwa 80 % des Besitzes auf etwa 20 % der Bevölkerung verteilt war, ein Zustand, den wir auch heute noch kennen: Im Jahr 1989 wurde festgestellt, dass 20 % der Bevölkerung 82,7 % des Weltvermögens besitzen, was sich bis heute fortsetzt und zum Teil noch extremer geworden ist. Pareto forschte weiter und stellte schnell fest, dass diese Regel auf viele weitere Bereiche anwendbar ist, woraus sich das Pareto-Prinzip ableitete: 

• 20 % unserer Kleidung tragen wir 80 % der Zeit. 
• 80 % unserer Telefon-Zeit gehen an 20 % der Menschen innerhalb unseres weiteren Bekanntenkreises. 
• 20 % jener Webseiten, die wir nutzen, machen 80 % unseres Datenvolumens aus. 
• In den meisten Unternehmen wird 80 % des Gewinns mit 20 % der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen gemacht. 
• 80 % der Krankheitstage in der Firma werden durch nur 20 % der Mitarbeiter verursacht. 
• Auf 20 % der Straßen einer Stadt findet 80 % des Verkehrs statt. 
• 80 % der Anwender einer Software benutzen nur 20 % der Funktionen. 
• Und leider schöpfen auch nur 20 % der Menschen ihr volles Potenzial aus. 

Dieses Pareto-Prinzip beansprucht allgemeine Geltung: 80 % der Ergebnisse werden mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht, während die 20 % der Ergebnisse 80 % des Gesamtaufwandes erfordern. Manche verstehen das Pareto-Prinzip als eine Ausprägung eines erfolgreichen Projekt- und Zeitmanagements. Das ist nicht falsch, jedoch geht das Pareto-Prinzip weit darüber hinaus. So werden wir nach meiner festen Überzeugung die Probleme wie Klimawandel und Energieknappheit nur mit dem Pareto-Prinzip bewältigen können. 

Pareto als Anti-Perfektionismus-Mittel

Pareto zwingt uns zu einer bewussten Auseinandersetzung mit dem Einsatz unserer Ressourcen und damit mit dem Begriff der „Perfektion“ als Ziel und „Perfektionsimus“ als Arbeitsmethode. Pareto ist ein Denkstil, der uns viel Kraft und Energie einspart und unsere Effektivität und Effizienz erhöht. Er ist zudem ein ideales „Anti-Perfektions-Mittel“. Vielleicht kennen Sie den sehr erfolgreichen Song „Perfect“ der britischen Gruppe Fairground Attraction mit dem Refrain: „It’s got to be perfect.“ Streben nicht viele von uns auch Perfektion im Leben an? Doch was ist Perfektion? Die ehrliche Antwort lautet: Wir wissen es nicht. Wir müssen vermuten, dass es jenseits der Metaphysik und religiöser Begriffe eine Perfektion (etwa im Sinne von absoluter Vollkommenheit) nie geben wird; wir können sie anstreben, werden sie aber nie erreichen. 

Es gibt kein perfektes Auto, keinen perfekten Job, kein perfektes Haus, keinen perfekten Freund, keine perfekte Beziehung. Und selbst, wenn es heute etwas „objektiv“ Perfektes gäbe, wäre es morgen schon wieder (technisch) überholt. Zudem ist Perfektion subjektiv. Es liegt an den persönlichen Ansprüchen des Einzelnen, was für ihn perfekt ist. Verschiedene Personen empfinden nicht immer das Gleiche als perfekt – machen Sie doch einmal mit vier Freunden eine Weinprobe: Fünf Freunde – sechs Meinungen! Es ist nicht einmal sicher, dass ein und dieselbe Person bestimmte Produkte, Darbietungen, Kunstwerke, Bilder, Bücher etc., die sie früher einmal als perfekt eingestuft hatte, zu einem späteren Zeitpunkt noch immer als perfekt empfinden wird. Manche Maler haben in späteren Phasen ihres Schaffens ihre Frühwerke zerstört!

Kommen wir nochmals zur Eingangsgeschichte zurück: Spielt hier vielleicht der deutsche Hang zum Perfektionismus eine Rolle? Natürlich ist mein Beispiel pauschal oder holzschnittartig und ich tue damit vielen deutschen Unternehmen und Unternehmern sicher unrecht, wofür ich hier auch um Nachsicht bitte. Mir geht es hier nicht darum, die deutsche Wirtschaft schlecht zu reden, sondern zu untersuchen, ob das Pareto-Prinzip uns individuell und kollektiv in Zukunft eventuell helfen könnte, noch besser zu werden und unsere Produkte wie auch uns selbst besser zu vermarkten. Denn viele deutsche Technologien, die in Deutschland erfunden wurden, sind von ausländischen Firmen erfolgreich hergestellt (bzw. kopiert) und vermarktet worden, z.B. das Fax, das Hybrid-Auto, der MP3-Player und auch der Computer. Es sind deutsche Erfindungen, mit denen erst im Ausland richtig Geld verdient wurde, weil man dort mit dem Marketing etwas schneller und mit der Produktperfektion etwas langsamer war. 

Das Streben nach absoluter Perfektion ist ein Kampf gegen Windmühlen und macht uns unglücklich. Das Streben nach einem perfekten Ergebnis ist meistens reine Zeit- und Energieverschwendung. Meistens reichen gute – manchmal sogar mittelmäßige − Ergebnisse aus. Wer ständig nach Perfektionismus strebt, ist alles andere als produktiv. Es wird immer andere Menschen geben, für die irgendetwas nicht perfekt ist. Und wenn es einmal nicht so sein sollte, wenn alle zufrieden und glücklich sind, dann wird der Perfektionist selbst noch ein Haar in der Suppe finden. „Perfektionisten“ sind daher tendenziell grundsätzlich und insbesondere mit sich selbst unzufrieden, ständig unter Druck und von Selbstzweifeln geplagt: Es gibt ja immer noch etwas zu tun, und zwar jetzt! Perfektionisten fühlen sich „nie gut genug“. 

Pareto ermutigt uns, von der Idee der Perfektion Abschied zu nehmen. Es wird in unserem Leben keinen Augenblick geben, in welchem alles perfekt ist. Wenn wir auf diesen Moment warten, werden wir ihn leider verpassen − es wird der Moment unseres Todes sein, denn dann wird alles in Balance sein und jegliche Spannung von uns fallen. Dann ist alles egal – und damit perfekt. Während dieses Wartens werden wir von einer Depression in die nächste fallen – und all die wunderbaren Menschen, Momente und Dinge in unserem Leben nicht wahrnehmen und uns emotional zu eigen machen können. 

Zur Vermeidung von Missverständnissen sollten wir auch bei Pareto ein paar Punkte klarstellen: 

Natürlich haben Menschen immer danach gestrebt, gute Ergebnisse zu erzielen und nach Höherem und Weiterentwicklung zu streben. Natürlich wollen die meisten Schüler eine möglichst gute Klassenarbeit schreiben, die Studenten ein gutes Examen und die meisten Menschen geben sich in ihrem Beruf viel Mühe, eine Arbeit mit guten Ergebnissen zu machen. Das ist gut so, anders würde unsere Welt nicht funktionieren und wir würden irgendwann nicht mehr überleben. Es ist aber ein gewaltiger mentaler Unterschied, ob ich einen gesunden Leistungswillen habe und eine gute Note in der Klassenarbeit oder eine perfekte Klassenarbeit anstrebe. Wir haben es hier mit einer sprachlichen Irritation zu tun. Wir sollten „Perfektion“ einerseits und Präzision, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Qualität andererseits auseinanderhalten. 

Das hat jedoch nichts mit Perfektion als Ergebnis, sondern mit Präzision, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Qualität eines Prozesses zu tun. Das schließt nicht aus, dass es vorkommen kann, dass ein Zahnarzt einen Fehler macht und dass ein Flugzeug abstürzt. Wenn wir immer eine 100%ige Perfektion im Ergebnis verlangen würden, würde kein Zahnarzt mehr arbeiten und kein Flugzeug mehr starten. 

Pareto sollte auch nicht so missverstanden werden, dass alle Aufgaben nur noch mit 20 % Einsatz betrieben werden sollten. Wenn Sie Ihre Reifen wechseln lassen, erwarten Sie vom Monteur, dass er die Schrauben an den Felgen mit den neuen Reifen zu 100 % fest anzieht (das ist die erwähnte Präzision), und zwar selbst dann, wenn Ihre Werkstatt mit dem Wechseln von Reifen nur 1 % ihres Umsatzes erzielt.  Pareto würde also hier nicht bedeuten, die Schrauben nicht ordentlich anzuziehen, sondern sollte für den Werkstattinhaber die Frage aufwerfen, ob er überhaupt noch Reifen wechselt und seine Energie und Zeit nicht besser auf profitablere Service-Arbeiten beschränkt, insbesondere dann, wenn seine Leute mit dem Reifenwechseln 35 % ihrer Zeit verbringen. 

Noch eine Klarstellung: Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die nicht direkt zum eigentlichen Ziel beitragen, aber dennoch erledigt werden müssen. Sie generieren direkt keine Gewinne, sind aber langfristig überlebensnotwendig. Dazu gehören in einem Unternehmen beispielsweise das Beantworten und Bearbeiten von E-Mails, Personalverwaltung, Instandsetzungsarbeiten im Lager, Buchhaltung, Abgabe der Steuererklärungen, Materialbeschaffung etc. Die Instandsetzungsarbeiten tragen zwar kurzfristig wenig zum Unternehmenserfolg bei, doch ein Verzicht darauf hätte mittelfristig schwerwiegende negative Folgen für das Unternehmen. Die „unwichtigen“ Dinge würden bei konstanter Vernachlässigung mit der Zeit zu sehr „wichtigen“ Problemen werden. Auch zweit- und drittrangige Themen müssen beachtet werden, es darf nur der Fokus auf diese Bereiche und die darin investierte Energie nicht aus den Proportionen laufen. 

Noch ein letzter Tipp für die Perfektionisten unter uns: If it works, don’t fix it!

Manchmal funktionieren Dinge einfach, obwohl sie fast schon kaputt sind oder nach den (technischen oder regulatorischen) Vorgaben eigentlich gar nicht funktionieren dürften. Wenn es sich nicht um sensible Teile an einem Flugzeug oder einem Atomkraftwerk handelt, können wir sie vielfach im Leben auch einfach einmal „laufen“ lassen. Und vergessen wir nie: Nur wenn die Menschen und die Dinge dieser Welt nicht perfekt sind, ist Raum für Humor, Ironie, Lachen und Spaß im Leben: Charlie Chaplin, Dick & Doof, Mr. Bean und alle Zirkusclowns auf dieser Welt könnten in einer perfekten Welt nicht existieren. Wenn die ganze Welt perfekt wäre, hätten wir nichts mehr zu lachen. Humor ist die Versöhnung mit der mangelnden Perfektion dieser Welt. 

Zu guter Letzt: Wenn Sie wieder einmal vergessen haben, wir Pareto funktioniert, dann gehen Sie in eine große Buchhandlung! Betrachten Sie eine Viertelstunde lang so viele Bücher wie möglich! Und dann machen Sie sich bewusst, dass Ihr Leben zu kurz ist, um alle diese Bücher (und das sind nur diejenigen in dieser Buchhandlung!) zu lesen. Gehen Sie durch diese Depression hindurch und gelangen auf der anderen Seite des Tunnels mit der Erkenntnis heraus: Es reicht vollkommen, wenn Sie die gerade für Ihre momentane Lebenslage interessanten Bücher heraussuchen, z.B. mein DENKBUCH Erfolg! Nun fehlt nur noch die entscheidende Analogie: So funktioniert Ihr Leben auch im Allgemeinen!

Für heute sind wir damit fast am Ende. Wie immer gibt es für Sie noch zwei Impulse, liebe Leserinnen und Leser, ein Zitat und eine Frage zum Nachdenken.

Das heutige Zitat stammt von Maria Shriver:

„Perfectionism doesn’t make you feel perfect; it makes you feel inadequate.“ 

Und die persönliche Frage für Sie lautet:

– Wie stufen Sie Ihren Perfektionsdrang auf einer aufsteigenden Skala von 1 – 10 ein?

Das war es für heute.

In der nächsten Folge am Mittwoch, den 8. Oktober sprechen wir endlich – über Zeitmanagement. 

Bis dahin verbleibe mit ich den besten Wünschen, Ihr Thomas Kapp