Meister der Planung. Oder: Gut geplant ist halb gewonnen

Herzlich willkommen allseits. Ich begrüße Sie zu unserer neuen Folge von Startrampe Erfolg – Wo ist mein Zünder? Heute sprechen wir über gelingende Planung. Klingt nüchtern, ist aber hochspannend.

Bevor wir uns diesem spannenden Thema zuwenden, noch ein Hinweis in eigener Sache: Nun ist es raus: Mein neues Buch mit dem Titel „DENKBUCH Erfolg“ ist gerade erschienen und in allen Buchhandlungen, bei Amazon und überall, wo es Bücher gibt, erhältlich. 

Das DENKBUCH Erfolg verschafft für alle Leserinnen und Leser tiefgehende, neue Einsichten und oft eine Vergrößerung ihres Bewusstseins rund um das Thema „Erfolg“. Das Buch ist für alle, die diesen BLOG schätzen und lieben. 

Das DENKBUCH stellt Fragen, bietet aber auch Orientierung. Neben grundsätzlichen Fragestellungen ist das Buch gespickt mit Geschichten, Beispielen, Zitaten sowie zahlreichen praktischen Anregungen für eine erfolgreiche Bewältigung unseres Alltags.

Wenn dieser BLOG Sie angesprochen hat, ist es fast ein Muss, das Buch zu lesen.

Und nun zurück zur heutigen Folge unseres BLOG. 

Wie immer beginnen wir mit einer Geschichte:

Zu einem Geschäftstermin um 14 Uhr reisen zwei Geschäftsleute A und B an. A ist pünktlich da, B verspätet sich um 30 Minuten. B versucht, sich zu entschuldigen mit der Erklärung: „Ich hatte einen Stau“. Antwortet A trocken: „Ich auch“. 

Was bedeutet das nun für unsere Startrampe Erfolg?

Nachdem wir uns intensiv mit Zielen und Strategien befasst haben, kommen wir nun zur Planung. Der Plan beschreibt (meist „kleinteilig“) die einzelnen Schritte der Umsetzung auf dem strategischen Weg C von A nach B. Der Plan ist die gedankliche „Atomisierung der Strategie“ in viele kleine Einzelschritte. Er ist immer untergeordnet, und zwar direkt der Strategie und − indirekt – dem Ziel. Damit ergibt sich folgende Hierarchie: Ziel steuert Strategie, Strategie steuert Planung und Planung steuert Umsetzung. Wird diese glasklare Unterordnung nicht eingehalten, entstehen sehr häufig Probleme bei der Umsetzung. 

Das alles klingt sehr simpel. Sieht allerdings nach meiner Erfahrung in der Praxis oft anders aus – oder wie es Markt Twain formulierte: „Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ Da geht es zuweilen häufig kreuz und quer durcheinander mit Zielen, Strategien, Plänen und Umsetzungsschritten. Wenn in einem Team jeder Teilnehmer an einem anderen Ende zieht, ist das Handtuch bald zerrissen – und nichts erreicht. 

Wenn Sie bei Strategiediskussionen (egal, ob in der Stadtverwaltung, in Unternehmen, im Sportverein oder im Wahlkampf) aufmerksam zuhören, werden Sie oft etwas Bizarres feststellen: Es ist oft überhaupt nicht klar, wo man sich gerade in der Diskussion befindet. Man beginnt bei einer Grundsatzdiskussion über ein großes Unternehmensziel und endet bei einem Streit über die defekte Kaffeemaschine. Misserfolge sind die Konsequenz. 

Zur Verwirrung der Themen kommt bei diesen Diskussionen häufig noch dazu, dass die wichtigen Dinge kurz und die unwichtigen Dinge lang diskutiert werden. Das geschieht dann häufig nach dem (nicht nur ironisch gemeinten) Motto von C. Northcote Parkinson „The time spent on any item of the agenda will be in inverse proportion to the sum involved.” Also etwa: “Die mit einem Tagesordnungspunkt verbrachte Zeit steht in umgekehrtem Verhältnis zur betroffenen Geldsumme“. Das kennen Sie doch sicher auch?

Planung ist die Domäne unseres Verstands. Unsere Emotionen bringen hier oft eher Verwirrung. Planung ist das Verlassen der Ebene von „Leben im Hier und Jetzt“ und muss Gegenwart, Vergangenheit und Zukunft mit einbeziehen. Denn beim Planen tobt sich unser Verstand aus: Einerseits greifen wir auf unsere vergangenen Erinnerungen und Erfahrungen zurück, andererseits antizipieren wir künftige Entwicklungen und Abläufe. Es wäre eine Katastrophe, wenn wir weder unsere vergangenen Erfahrungen wiederverwenden könnten (dann würden wir nämlich nichts dazu lernen) noch künftige Entwicklungen antizipieren und geistig zum Zwecke der Realisierung durchspielen könnten. Ich möchte mir nicht vorstellen, wie ein Haus ohne den Plan eines Architekten aussehen würde. Für eine gute Planung brauchen wir Gegenwart, Vergangenheit und Zukunft. Unsere Intuition kommt allenfalls dann wieder ins Spiel, wenn wir definitive Informationsdefizite haben oder entscheiden müssen, wie viel wir planen und wie viel wir flexibel handhaben müssen. 

Der gute Plan

Was ist ein guter Plan? Ein guter Plan: 

• kontrolliert, was kontrolliert werden kann,
• denkt die Dinge vom Ende und zu Ende, 
• unterteilt ein großes Vorhaben in viele Einzelschritte,
• bezieht die nicht kontrollierbaren Szenarien und Risiken so mit ein, dass diese Risiken minimiert werden,
• ist ressourcenschonend, effektiv und effizient,
• hat immer einen Plan B, falls Plan A scheitert,
• bezieht immer das Team und seine Stärken optimal mit ein,
• findet das richtige Maß zwischen Planung und Flexibilität.

Diese Liste können Sie künftig mit jedem Ihrer Pläne verproben, damit Ihrem Plan nichts fehlt. 

Vergessen bitte auch nie den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität: 

Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Es geht es darum, einem Ziel näher zu kommen. Mit Effektivität steuern wir das richtige Ziel an (wenn auch vielleicht langsam).

Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Hier geht es darum, schnell und mit wenig Aufwand zu arbeiten. Mit Effizienz arbeiten wir schnell und kraftschonend (wenn wir vielleicht auch in die falsche Richtung laufen). 

Beispiel: 

Wenn wir eine Nagelfeile nutzen, um einen Baum zu fällen, ist das effektiv (weil wir das richtige Ziel anstreben), aber nicht effizient (weil wir mit einer Kettensäge einen viel geringeren Aufwand gehabt hätten). Wenn jedoch dieser eine Baum gar nicht gefällt werden muss, ist der Einsatz der Kettensäge zwar effizient, aber nicht effektiv. Also brauchen wir beides! Aber: Effektivität ist die Basis für Effizienz, nicht umgekehrt. 

Dieses Beispiel mag simpel erscheinen. Gehen Sie aber einmal mit wachem Auge durch Büros, Unternehmen, Ministerialverwaltungen und Gremiensitzungen – Sie wissen, was ich meine …

Ich möchte noch drei Aspekte zum Thema Planung hervorheben. Zwei davon schaffen wir heute, den dritten das nächste Mal. 

Der erste Aspekt ist: Vorbereitung

“Performance is the Result of Preparation“ − diesen Spruch sah ich einmal als Motto einer Bank in den USA. Er gilt m.E. ganz besonders für einen guten Plan und dessen Ausführung. 

In der Eingangsgeschichte hatte A sich gut informiert und daher eben antizipiert, dass es heute auf seiner Anreisestrecke einen Stau gibt und ist dementsprechend früher abgereist. B hatte sich nicht so intensiv vorbereitet und darauf gehofft, dass der Verkehr „wie immer“ sei. Pech gehabt, aber schlecht vorbereitet. Zudem hat er mit seinem Zuspätkommen dem anderen signalisiert: „So wichtig ist mir das pünktliche Erscheinen zu diesem Termin auch nicht, dass ich besondere Vorbereitungsmaßnahmen ergreife.“ 

Natürlich können Sie nicht zu jedem Auswärtstermin so frühzeitig anreisen, dass Sie unter normalen Bedingungen zwei Stunden zu früh sind. Es ist aber wichtig, solche Entscheidungen bewusst und nicht fahrlässig zu treffen. Stellen Sie sich einfach vor, eine Fee verspricht Ihnen morgen früh den Empfang von einer Mio. €, wenn Sie pünktlich um 6.00 Uhr am Haupteingang Ihres Bahnhofs anwesend sein werden. Sie werden sicher nicht von zu Hause so abfahren, dass Sie es unter normalen Bedingungen gerade noch so schaffen, um 6.00 Uhr am Bahnhof zu sein − Sie werden mindestes eine Stunde vorher da sein − wenn Sie nicht sogar im Zelt vor dem Bahnhof übernachten! 

Der zweite Aspekt ist: Retrograde Antizipation

Antizipation ist die geistige Vorwegnahme eines künftig möglichen Verlaufes in der Wirklichkeit. Alle Dinge werden zweimal geschaffen: Zuerst im Kopf und dann mit der Hand. Ohne Plan sind wir planlos und können daher Ergebnisse nicht steuern. Jeder Plan muss daher antizipativ aufgebaut werden. Denn wenn ich von A nach B gelangen möchte, muss ich alle einzelnen Stationen dieses Weges vorab geistig durchschreiten und die jeweils erforderlichen Einzelschritte identifizieren und in meinem Plan festhalten. Dies bedeutet auch, dass ich Überlegungen anstellen muss, was alles auf diesem Weg passieren, dazwischenkommen oder schief gehen könnte. Ein guter Plan denkt die Dinge voraus − und zu Ende. Dieser Prozess hat zwei „Halbzeiten“: 

In einer „ersten Halbzeit“ entwickelt man im Wege des Brainstormings eine Sammlung mit möglichst allen Punkten, an welche für eine erfolgreiche Planausführung zu denken ist. Hier geht es um Vollständigkeit. 

In der „zweiten Halbzeit“ bringt man im Wege des retrograden (also „rückwärts-schreitenden) Denkens die o.g. Punkte in eine zeitlich sinnvolle, logisch stimmige Reihe. Hier geht es um die richtige zeitlich-logische Reihenfolge. 

Warum retrograd? Dies ergibt sich aus der Hierarchie von Ziel und Weg. Alles, was ich tue, ist auf das Ziel und die Strategie ausgerichtet. Jeder Schritt muss − zumindest indirekt − dem Ziel dienen. Das gilt unabhängig davon, ob das Ziel ein zeitliches Enddatum (Deadline) hat oder nicht. 

Wie auf einer Bergtour werden Sie Basislager 1 vor Basislager 2 erreichen müssen, sonst kommen Sie nicht auf den Gipfel. Sie können Basislager 2 nicht vor Durchschreiten von Basislager 1 erreichen. Wenn Sie aber Basislager 2 um 18 Uhr erreichen müssen, dann können Sie von 18 Uhr zurückrechnen, wann Sie spätestens von Basislager 1 aufbrechen müssen. Die Ankunft am Basislager 2 „diktiert“ also den Abmarsch am Basislager 1! 

Dieser antizipativ-retrograde Denkprozess hat also eine vorausschauende, antizipative Komponente („Was muss ich alles berücksichtigen?“) wie auch eine rückwärts blickende, retrograde Komponente („In welcher Reihenfolge muss ich die Dinge erledigen?“). Jeder schlechte Plan leidet entweder an einer unvollständigen Antizipation oder an einer falschen retrograden Reihenfolge – oder an beidem. 

Für heute sind wir damit fast am Ende. Wie immer gibt es für Sie noch zwei Impulse, ein Zitat und eine Frage zum Nachdenken.

Das Zitat stammt heute von Stephen Covey:

„Begin with the end in mind“. 

Und die persönliche Frage für Sie lautet:

Welche Rolle spielt die retrograde Antizipation bei Ihren Planungen?

In der nächsten Folge sprechen wir über den noch fehlenden dritten Aspekt der Planung, nämlich das Spannungsverhältnis zwischen Planung und Flexibilität.

Bis dahin verbleibe mit den besten Wünschen, Ihr Thomas Kapp