Folge 49: Wie Pläne uns helfen - oder auch nicht

Herzlich willkommen allseits. Ich begrüße Sie zu unserer neuen Folge von Startrampe Erfolg – Wo ist mein Zünder? Heute sprechen wir über Zeitmanagement. Manche werden sagen: endlich!

Bevor wir heute loslegen, habe ich drei Nachrichten für Sie – eine traurige und zwei erfreuliche:

Zuerst die traurige: Ich werde mit der nächsten Folge, das wird die fünfzigste sein, meinen gleichnamigen Podcast und diesen parallelen BLOG beenden. Meine Aktivitäten als Coach, Mentor, Strategieberater, Speaker und Autor erfordern einfach, mit meinen Ressourcen etwas zu haushalten.

Dafür gibt es nun zwei erfreuliche Nachrichten:

Die erste gute Nachricht: Ich werde meinen gleichnamigen Linkedin-Newsletter bis auf Weiteres fortführen. Wenn Sie mir also weiterhin mit dem Thema „Erfolg“ folgen wollen, dann abonnieren Sie einfach meinen Linkedin-Newsletter „Startrampe Erfolg – Wo ist mein Zünder?“.

Die zweite gute Nachricht: Und wenn Sie noch tiefer in das Thema „Erfolg“ einsteigen möchten, kann ich Ihnen nur meine Buchreihe DENKBUCH Erfolg ans Herz legen. Als Leser dieses BLOGS werden Ihnen dort einige Passagen bereits vertraut vorkommen, da dieser BLOG aus dem Manuskript dieser Buchreihe immer wieder Anleihen genommen hat. 

Die einzelnen Bände dieser Buchreihe erhalten Sie in allen Buchhandlungen, im Internet und versandkostenfrei beim Mentoren-Verlag direkt. 

Sie haben es also in der Hand, mit dem Thema „Erfolg“ und mit mir in Kontakt zu bleiben.

Und nun beginnen wir wie immer mit einer Geschichte:

Anna ist Chefin eines mittelständischen Betriebs. Sie delegiert eine Aufgabe an einen jungen Mitarbeiter. Eine Stunde später kommt er zurück: Er finde die Akte nicht und sein Rechner sei auch abgestürzt. Was er jetzt machen solle? Wie soll Anna reagieren? Ihr Mitarbeiter scheint ihr heutiges Zeitmanagement massiv zu stören. Also was tun? 

Was bedeutet das nun für unsere Startrampe Erfolg?

Meine These lautet: Es gibt kein Zeitmanagement! Warum? Es gibt keine objektive Zeit. Albert Einstein hat uns letzten Endes mit seiner Relativitätstheorie den Glauben an eine objektive Zeit geraubt. Zeit ist eine menschliche Illusion. Und wenn es keine fassbare Zeit gibt, wie sollen wir sie managen? Und selbst – einmal unterstellt − wenn es die „Zeit“ gäbe, könnten wir sie nicht „managen“, denn sie fließt einfach dahin, wir können sie nicht bremsen, nicht beschleunigen, nicht anhalten. Wir managen also nicht die Zeit, sondern wir tun etwas anderes: Wir setzen Prioritäten und bemühen uns, daraus abgeleitete Deadlines einzuhalten. Wir organisieren uns – nicht die Zeit. 

Beispiel: 

Wenn wir ab 14 Uhr an einer mehrteiligen Aufgabe sitzen, die um 18 Uhr erledigt sein muss und für die wir voraussichtlich sechs Stunden benötigen, dann „fehlen“ uns zwei Stunden. Wir überlegen aber dann nicht, wie wir sechs Stunden in vier Stunden „hineinpressen“ können. Vielmehr sind wir mit einer harten Deadline 18 Uhr konfrontiert. 

Was dann einsetzt und was wir „Zeitmanagement“ nennen, ist im Kern „Bewusstseins- und Organisationsmanagement“:

• Wir können z.B. Prioritäten setzen, was wir zuerst tun, um wenigstens die wichtigsten Teile der Aufgabe zu erledigen und den Schaden möglichst gering zu halten. 
• Wir können ferner unsere Organisationsstruktur verändern und zwei Kollegen um Hilfe bitten, damit wir um 18 Uhr fertig sind.
• Wir können ggf. um eine Verlängerung der Deadline bitten (was nicht immer, aber manchmal möglich ist).

Zeitmanagement hat also in erster Linie etwas damit zu tun, bewusst Prioritäten zu setzen und sich selbst und andere zu organisieren. Deshalb ist die Frage: „Haben Sie Zeit?“ eigentlich völlig sinnlos, denn ich kann Zeit nicht besitzen. Ich antworte auf diese Frage stets: „Nein, Zeit habe ich nicht, aber ich nehme sie mir gerne für Sie!“.  

Prioritäten setzen 

Wenn wir entscheiden, müssen wir Prioritäten setzen, wenn wir Ziele setzen, müssen wir Prioritäten setzen, unser ganzes Leben besteht aus dem Setzen von Prioritäten. Warum? Weil unser Leben endlich ist. Wir haben bei „normalem“ Verlauf ca. 31.000 Tage zu leben. Davon schlafen wir zeitlich betrachtet ca. 10.000 Tage. Ziehen wir am Lebensanfang und am Lebensende jeweils ca. 2.500 Tage ab, weil wir in diesen Zeiten noch nicht oder nicht mehr so viel entscheiden können, dann verbleiben ca. 16.000 Tage, in denen wir unser Leben bewusst gestalten können. Das klingt zunächst viel, ist es aber nicht. 

Hier sollte uns allerdings Seneca motivieren: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Wir können nur bestimmte Dinge in unserem Leben umsetzen. Entscheiden wir uns für das eine, entscheiden wir uns gegen das andere. Die „große Deadline des Lebens“ zwingt zu einer Setzung von Prioritäten und einer klaren, effektiven Ausrichtung von Planung und Umsetzung. Hier schillert wieder das bereits behandelte Pareto-Prinzip durch! Dies impliziert auch, dass Sie zu bestimmten Dingen und Aufgaben NEIN sagen (müssen). Höflich, aber bestimmt. Vergessen Sie nie: Vieles ist interessant, aber nur Weniges ist wichtig.  Das Geheimnis des Zeitmanagements in unserem Leben lautet daher ganz einfach: Prioritäten setzen! Ohne Prioritätensetzung enden wir im Morast der Belanglosigkeit: „Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig“. Haben Sie Mut zur Entscheidung!

Eisenhower-Rule 

Wer sich mit Zeitmanagement befasst, kommt an der „Eisenhower-Rule“ nicht vorbei, die nach dem ehemaligen US-General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt wurde. Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben durch eine Einteilung von aktuellen Themen auf der Agenda in vier Kategorien. Die Einteilung erfolgt anhand von den Parametern „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ einer Aufgabe.

Die Wichtigkeit einer Aufgabe ergibt sich aus dem Grad ihrer Bedeutung für das Erreichen eines (wichtigen) Ziels (z.B. die Vorbereitung für ein Examen ist wichtig, egal, ob dringlich oder nicht). Die Wichtigkeit beantwortet die Frage „Wie hoch ist der Schaden, wenn ich etwas gar nicht tue?“

Die Dringlichkeit einer Aufgabe ergibt sich daraus, dass sie ihren Sinn verliert, wenn sie nicht bis zu einem bald anstehenden Termin erledigt ist (wenn das Telefon klingelt, ist es dringlich, den Anruf anzunehmen, egal ob wichtig oder nicht). Die Dringlichkeit beantwortet die Frage „Wie hoch ist der Schaden, wenn ich etwas nicht sofort tue?“

Die Eisenhower-Rule rät nun zu folgendem Umgang mit den vier Alternativen:

Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Bedeutung für die Erreichung von eines (wichtigen) Ziels. Sie sollten sie daher sofort selbst erledigen.

Wichtig, aber nicht dringlich: Da auch diese Aufgaben für die Zielerreichung von Bedeutung sind, behalten Sie die Bearbeitung bei sich, nehmen die Sache aber auf Wiedervorlage zur Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt.

Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollten zeitnah erledigt, können aber delegiert werden.

Weder wichtig noch dringlich: Hier stellt sich die Frage, ob man diese Aufgaben nicht besser direkt in die Ablage „P“ (= Papierkorb) gibt. Weder die eigene noch die delegierte Befassung ist mit einem wirklichen Nutzen verbunden. 

In der Praxis ist jedoch immer wieder zu beobachten, dass sich Manager lieber mit den dringenden als mit den wichtigen Aufgaben befassen. Der Grund dafür liegt in der Psychologie: Wenn ich mich um etwas „Dringendes“ kümmere, steigert das mein Selbstwertgefühl („Lassen Sie mich durch – ich bin Arzt!“). Wenn ich mich um etwas Wichtiges kümmere, ist dies oft nicht nur anstrengend und schafft keine kurzfristigen Erfolge, sondern bringt oft auch unangenehme Konfliktpotenziale mit sich. Wir sollten uns also häufiger fragen: Ist das, was ich gerade mache, wirklich wichtig − oder nur eilig, aber eigentlich bedeutungslos?

Hektik ≠ Geschwindigkeit

Gerade, wenn es schnell gehen muss, heißt es meist, kurz innehalten. Nehmen Sie sich Zeit für die wichtigen Dinge und verschwenden Sie keine Zeit für die unwichtigen! Behalten wir immer das Zitat von Edward A. Murphy im Hinterkopf: „Man hat niemals Zeit, es richtig zu machen, aber immer Zeit, es noch einmal zu machen.“

Beispiel:

Wir verlassen kopflos unser Haus und vergessen die Herdplatte abzuschalten, das Haus brennt ab, während wir bei einem eher belanglosen Lunch sitzen. Fünf Sekunden Kopflosigkeit stehen gegen den Brand des Hauses! 

Wir können also unser obiges „Geheimnis des Zeitmanagements“ noch verfeinern: Prioritäten setzen und Zeit nehmen! Das bedeutet, die Zahl der zu erledigenden Dinge reduzieren und die darauf verwandte Zeit „ausdehnen“! Und dann schreiten wir voran, brechen das Projekt in kleine Teilschritte herunter und steuern jeden Einzelschritt. Damit erlangen wir Kontrolle, deren Verlust im Zeitmanagement katastrophal ist. 

Delegation und die Monkeyfalle

Wenn eine Arbeit nicht selbst erledigt werden muss, ist Delegation das Gebot eines effektiven Zeitmanagements. Und dadurch entstehen Fokussierung und Kraft – und vor allem ungeheure innere Ruhe. Dies ist von unschätzbarem Wert gerade in der Teamarbeit. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn alle wie aufgeregte Hühner durcheinanderlaufen und sich gegenseitig noch unter Stress setzen. Delegation ist insbesondere dann von großem Vorteil, wenn andere die Dinge sogar effektiver (also besser) oder effizienter (also schneller) erledigen können.

Es gibt auch die umgekehrte Variante der Delegation: Dann müssen sie sich gegen die Delegation durch andere verteidigen, die sog. „Monkey-Falle“: Viele Menschen laden gerne ihre Probleme (= also ihre monkeys) bei anderen ab, die diese oft (fast bereitwillig) übernehmen. Wer zu viele Monkeys mit sich herum trägt, kommt zu gar nichts mehr und hat natürlich ein Zeitproblem!

Sinn und Unsinn der „Pläne“

Manche sagen: Was für den Geschäftserfolg der „Business Plan“ ist, ist für das Zeitmanagement die Aneinanderreihung von „Wochen-, Monats-, Quartals-, Jahres- und Fünfjahresplänen“. Daran ist grundsätzlich nichts verkehrt, man sollte nur verstehen, für welchen Zweck man ein Tool einsetzt und wie man es verwenden will. Wenn wir die richtigen Prioritäten setzen, können uns Pläne eine Übersicht verschaffen. Wenn wir jedoch keine oder die falschen Prioritäten setzen, helfen uns Pläne gar nichts! Denn „gut“ geplante „falsche“ Prioritäten bleiben „falsche“ Prioritäten!

Im Zeitmanagement sollten die „Wochen-, Monats-, Quartals-, Jahres- und Fünfjahrespläne“ also dazu dienen, unsere Planung auf kleine Einzelschritte herunterzubrechen, was unserem Prinzip „Step-by-Step“, welches wir aus Folge 37 bereits kennen, entspricht. Und sie haben zwei wichtige psychologische Komponenten: Wie die Disziplin unterstützen sie uns, bei unserem langfristigen Projekt „dranzubleiben“, sie sind also quasi „mentale Geländer“. Zudem haben Pläne eine motivationssteigernde Wirkung, weil die meisten Menschen überschätzen, was sie kurzfristig leisten können und unterschätzen, was sie langfristig leisten können. So weit, so gut.

Zeitfresser eliminieren

Zeitmanagement ist neben der Prioritätensetzung eine konsequente Vorgehensweise gegen alle „Zeitfresser“. Zeitfresser sind alle Ablenkungen, die uns von unserer eigentlichen Aufgabe abhalten und unsere Konzentration stören. Statt einer To-Do-Liste sollten wir immer wieder eine Not-To-Do-Liste erstellen!

Zusammenfassende Formel für ein gutes Zeitmanagement

Wenn Sie wieder einmal mit dem „Vampir“ Zeitnot konfrontiert sind, stellen Sie sich bitte die sieben folgenden Fragen:

• Was ist wirklich wichtig (Prioritäten setzen)?
• Wer oder was zwingt mich, etwas zu tun (Wahlfreiheit zurückgewinnen)? 
• Muss ich alles selbst machen (Delegieren an andere)? 
• Wieviel Perfektion ist notwendig (Pareto 80/20)? 
• Gehe ich Schritt für Schritt oder möchte ich 10 Stufen auf einmal nehmen („Step-by-Step“)? 
• Schenke ich meine volle Aufmerksamkeit meiner wichtigsten Priorität, wo lasse ich mich ablenken (Fokus)?
• Welche Zeitfresser kann ich grundsätzlich eliminieren (Not-to-Do-Liste)? 
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Ich bin sicher, mit einer ehrlichen Beantwortung dieser Fragen werden Sie ca. 30 % mehr Zeit „haben“. Nicht, weil Sie mehr „Zeit haben“, sondern, weil Sie weniger unwichtige Dinge tun!

Für heute sind wir damit fast am Ende. Wie immer gibt es für Sie noch zwei Impulse, liebe Leserinnen und Leser, ein Zitat und eine Frage zum Nachdenken.

Das heutige Zitat stammt von Shirley Conran:

„First things first, second things never.“ 

Und die persönliche Frage für Sie lautet:

– Was sind Ihre wahren Prioritäten, mit denen Sie konsequent ihre Zeitfresser bekämpfen können?

Das war es für heute. 

Ich bitte um Nachsicht, dass wir heute etwas länger getagt haben. Aber ich konnte es nicht kürzer machen – denn auch ich kann die Zeit nicht managen.

In der nächsten und letzten Folge dieses BLOGS am Mittwoch, den 6. November, sprechen wir über Balance in unserem Leben. Das hat doch zum Schluss des dieses BLOGS etwas Versöhnliches …

Bis dahin verbleibe mit ich den besten Wünschen, Ihr Thomas Kapp